高効率なメール管理

メールは仕事で非常に重要なものです。長年の経験から、自分自身の使用方法やテクニックを持っています。最近、メール処理に関する知恵とテクニックについてまとめた知乎のライブにも参加しました。これらを適切に活用することで、電子メールの管理効率を短期間で向上させることができます。

ゼロインボックスとは、受信トレイを空にすることを意味します。毎日のうちにすべてのメールを処理し、受信トレイを空に保ちます。

即時返信と定時返信を組み合わせて、重要な連絡先（顧客、上司）からのメールや重要な事柄を含むメールに対して迅速に行動を起こします。その他のメールは、一日の中で固定の時間にまとめて処理することができます。

一日の仕事を終えるときには、受信トレイが空になり、すべてのタスクが適切に処理されていることを確認します。これは簡単に身につけられる習慣ではありませんが、非常に大きな成果をもたらし、毎日の仕事をより厳密かつ効率的にします。

メールのルールを設定し、メールの受信または送信時にメールボックスに一連の条件判断を行い、事前に設定したアクションに基づいてメールを処理することができます。よく使用するカスタムルールを作成して、自分の満足のいく結果を得ることができます。

フィルターの一般的な条件には次のものがあります：

フィルターの事前設定されたアクションには次のものがあります：

4D は、Do（行動）、Delegate（委任）、Defer（保留）、Delete（削除）を指します。

これらのテクニックをマスターし、メールの内容を簡潔明瞭かつ明確に表現し、高品質なメールを書いて、受信者がメールを処理しやすくします。

メールテンプレート よく使用するメールテンプレートを設定し、署名などを含めます。
タイトルの活用 <情報> < リクエスト > < アクション > < 週報 > < 日報 > < トレーニング > < 重要 > などの注釈を追加することで、内容の主題を強調することができます。
長いメールの注意喚起 長いメールの場合は、メールの冒頭で説明し、重要な情報を抽出して説明します。
長いメールの明確な構造 タイトル、色、太字、番号などを活用して、メールの内容を明確に表現します。
受信者に複数の選択肢を提供する 受信者に行動を起こしてもらう必要がある場合は、複数の選択肢を提供することで、メールが長時間結果を得られないことを避けることができます。
メールの再確認 送信する前に、メールの内容をもう一度読み返し、文が流暢で、主題が明確で、論理的であることを確認します。
アクションポイントのまとめ 受信者に行動を起こしてもらう必要がある場合は、受信者に行動ポイントを伝えます。
一つのメールに一つの主題 一つのメールには一つの事柄のみを伝えるか、関連する事柄をまとめるようにします。

ABC 原則は、メールのフレームワークであり、情報を正しい位置に配置し、内容を Action（行動）、Backgroud（背景）、Close（終了）の 3 つの部分に分けるのに役立ちます。

メールの書き方は、ブログ記事の書き方と同様に、定期的にまとめて適切な方法とテクニックを適用する必要があります。すぐに慣れるでしょう。