電子郵件是工作中非常重要的東西。在工作多年中，我有一些自己使用的方法和技巧。最近我也參加了一個關於郵件處理的知乎直播，總結了一些關於郵件處理應該注意的心得和技巧，合理地利用這些方法可以在短期內提高管理電子郵件的效率。
零收件箱#
零收件箱意味著每封郵件都在當天處理，保持收件箱清空的狀態。
將立即回覆和定時回覆結合起來，對於重要聯繫人（客戶、領導）發來的郵件，或者包含重要事情的郵件，迅速採取相應的行動。其他郵件可以在一天中選擇固定的時間進行統一處理。
在結束一天的工作時，讓收件箱空空如也，確保所有的事情都被妥善處理，這不是一個容易養成的習慣，但卻可以帶來很大的收穫，讓每天的工作更加嚴謹高效。
善用過濾器#
設置郵件規則，當收到或發送一封郵件時，能夠指示郵箱對每封郵件進行一系列的條件判斷，再根據預設的動作對郵件進行處理。自定義常用的規則，以達到自己滿意的效果。
過濾器常用的條件包括：
- 發件人和收件人是誰
- 主題或正文包含哪些關鍵字
過濾器預設的動作包括：
- 轉移、自動回覆、刪除
- 標記為已讀
- 打標籤
對每封郵件進行 4D 處理#
4D 指的是行動（Do）、轉發（Delegate）、擱置（Defer）、刪除（Delete）。
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行動：當發現郵件內容由你來完成，且能在短時間內完成，則可以立即採取行動。
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轉發：當發現郵件有更適合的人去完成，或者更低成本的方式完成時，可以選擇轉發。
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擱置：當前有重要事情在做，且該郵件內容不能在短時間內完成，可以將其放入擱置文件夾中。
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刪除：可以將通知類郵件放入 "已處理" 或 "通知" 文件夾中。
寫郵件技巧#
掌握並使用這些技巧，真正言簡意賅、目的明確地表達郵件內容，寫出高質量的郵件，讓收件人處理郵件更輕鬆。
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郵件模板：配置常用的郵件模板，例如簽名檔
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善用標題：增加 <信息> < 請求 > < 行動 > < 周報 > < 日報 > < 培訓 > < 重要 > 等標註，能突出內容主題
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長郵件提醒：對於長郵件，在郵件開頭做說明並提取重要信息闡述
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長郵件結構清晰：利用標題、顏色、加粗、序號等方式，清晰表達郵件內容
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給收件人多種選擇：如果需要收件人採取行動，可以提供多種選擇，避免郵件長時間沒有結果
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重讀郵件：每次發送前，重複讀一下郵件內容，確保語句通順，主題明確，邏輯清晰
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總結行動要點：如果需要收件人採取行動，告知收件人行動要點。
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一封郵件一個主題：盡量一封郵件只講一件事情，或者匯總相關的事情。
寫好一封郵件#
ABC 法則是一個郵件的框架，幫助你把信息放在正確的位置，把內容分成三個部分：簡述行動（Action）、背景（Backgroud）、結尾（Close）。
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簡述行動：簡明地闡述行動的目的和關鍵點，點明前因後果，做到準確明白
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背景：清楚、簡潔、相關
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結尾：闡述下一步行動和小提示、簽名
寫郵件跟寫博客文章一樣，需要經常總結和應用合適的方法和技巧，不日之後，即可順手拈來。